Что должно быть в тексте благодарственного письма

Нет времени читать статью целиком? Получите бесплатную юридическую консультацию уже через 5 минут

Тел: +7 (800) 000-00-00
Бесплатная горячая линия

Задать вопрос юристу
Прием заявок круглосуточно

С необходимостью написать благодарственное письмо партнёрам сталкивается каждая сколь-нибудь крупная компания.

Нередко такая необходимость возникает у организаций образования и здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства, органов государственной и муниципальной власти.

В своём материале мы попытаемся рассказать, как написать благодарственное письмо.

Что должно быть в тексте благодарственного письма

Когда можно выразить благодарность

В любых ситуациях, когда партнёр хорошо выполнил свою работу, его следует поблагодарить. Выражение признательности подчеркнёт, что руководство выразившей её организации ценит качество оказываемых услуг, уважает своих партнёров и рассчитывает на дальнейшее сотрудничество с ними.

Характерные примеры следующие.

Строительная организация почти идеально выполнила ремонт помещений первого этажа средней школы. В этом случае директор образовательного учреждения вполне может написать благодарственное письмо в адрес руководства строительной фирмы.

Это тем более следует сделать, если в скором времени предстоят новые ремонты. Выраженная благодарность в этом случае будет стимулировать строительную компанию участвовать в новом муниципальном тендере.

Компания заказала услуги по аудиту независимой аудиторской фирме. В результате вскрылись крупные недостатки в бухгалтерском учёте.

В этом случае руководство компании-заказчика также может поблагодарить фирму-исполнителя. Этот шаг будет не только актом признательности, но и хорошим ходом по привлечению постоянного партнёра.

В обоих указанных выше случаях написать благодарственное письмо за сотрудничество — очень правильный шаг. Но у многих секретарей и руководителей возникает вопрос

Что должно быть в тексте благодарственного письма

Текст благодарственного письма

Образец благодарственного письма желательно иметь в компьютере руководителя фирмы или секретаря.

Согласно общим правилам, его текст должен быть выдержан исключительно в деловом стиле, без излишних канцеляризмов, но в то же время без всякого панибратства, разговорных и жаргонных словечек.

Рекомендуется примерно следующая структура текста для благодарственного письма:

• Обращение к получателю.

• Упоминание отправителя письма.

• Главные аспекты взаимодействия (за что выражается признательность).

• Пожелания на будущее.

• Подпись.

О каждом из этих элементов следует поговорить подробнее.

Обращение к получателю

Руководителя организации, которой отправитель послания желает выразить благодарность, всегда следует называть в тексте благодарственного письма по имени и отчеству. Приставка к ним фамилии в русском языке является недопустимой.

Перед именем и отчеством обязательно следует вписать слово уважаемый. Но если составляется текст благодарственного письма за сотрудничество в адрес руководства иностранной организации, в нём вполне допустимо упоминать фамилии руководителей.

Правила иностранных языков не считают это моветоном.

Обращаться к получателю нужно строго на вы. Большинство российских учёных-лингвистов считает, что «Вы» в такого рода текстах должно писаться исключительно с заглавной буквы.

Что должно быть в тексте благодарственного письма

Выражение благодарности в деловом письме

Вряд ли в содержании допустимо писать фразу «спасибо за работу». Она выглядит слишком упрощённо и разговорно. Тогда как написать благодарность? С употреблением слова «благодарит» или «благодарим». Они наиболее уместны в деловой речи.

Также выражение «спасибо за понимание» в деловом письме вряд ли будет уместно. Гораздо лучше будет выглядеть фраза «благодарим за понимание».

Упоминание отправителя письма

Благодарственное письмо за сотрудничество всегда должно содержать упоминание об отправителе. Без этого руководству организации-получателя может быть непонятно, кто именно благодарит их.

Уместнее всего вписать его следующим образом: — «Компания…благодарит вас за качественно проведённый ремонт кровельного покрытия».

Главные аспекты взаимодействия

Данный раздел является основным. В нём должно быть написано, за что именно коллектив компании-отправителя признателен фирме-получателю. Следует вкратце упомянуть услуги, за которые выражается благодарность.

Также желательно подчеркнуть значение данных услуг для дальнейшей деятельности выразившей признательность организации.

Стоит ли указывать на промахи в работе

Специалисты-языковеды не советуют этого делать. Формат благодарственного письма этому не благоприятствует. Указывать на замечания и подробно обосновывать их следует в совершенно ином документе — претензионном письме.

Подпись

Бланк благодарственного письма обязательно должен содержать место для подписи. Обычно оно обозначается чертой в правом нижнем углу и располагается через несколько отступов после текста. Подписывать должен руководитель — директор или лицо, временно исполняющее его обязанности.

Для большей убедительности подпись лучше скрепить печатью, которая ставится поверх неё. Проставление даты рядом с подписью также вполне уместно.

Что должно быть в тексте благодарственного письма

На какой бумаге можно писать благодарственное письмо

Вариантов здесь 2:

• Написать письмо на обычной белой офисной бумаге формата А4. Главное в тексте благодарности его грамотное содержание.

• Воспользоваться бланком благодарственного письма, приобретённым в канцелярском магазине. Такие бланки печатаются на плотной бумаге и украшаются рисунком. Если компания желает произвести большее впечатление на получателя, лучше воспользоваться этим вариантом.

Как отправить

Способов отправки письма 2:

• Через «Почту России». Способ затратный. Потребуется купить конверт, потратить время на визит в почтовое отделение и деньги на оплату услуг почтовой службы. Но это способ будет единственным, если адресат находится в другом городе или даже регионе.

• Курьером или при личном визите в офис получателя. Следует помнить, что отдавать письмо непосредственно директору фирмы-адресата не принято. Лучше передать его через секретаря или сотрудников приёмной. Если получатель находится в том же городе, что и отправитель, лучше воспользоваться этим способом. Он гораздо дешевле и быстрее.

Текст благодарственного письма должен быть логичным и чётко структурированным. Образец благодарственного письма должен быть в одном из основных рабочих компьютеров фирмы.

Мы выражаем надежду, что с помощью нашей статьи написать благодарственное письмо будет легче.

Не нашли ответа на свой вопрос? Для того чтобы узнать, как решить именно Вашу проблему получите бесплатную юридическую консультацию в течение 5 минут.

Тел: +7 (800) 000-00-00
Бесплатная горячая линия

Задать вопрос юристу
Прием заявок круглосуточно